Facilitess

Betsy Seck – Responsable Recrutement et Développement RH

Facilitess doit répondre à trois défis principaux : trouver des profils compétents, les trouver vite et les fidéliser. Il se passe en moyenne une semaine entre le recrutement et l’assignation à un site client. D’autant que le marché fait face à un fort turnover parmi les collaborateurs mobilisables. Rigueur et vitesse, tels sont donc les maîtres mots des recruteurs qui ont mis en place une gestion ingénieuse des candidatures de leurs collaborateurs.

« Hello Talent a été pour nous une véritable révolution »

Betsy Seck
Responsable Recrutement et Développement RH

Objectifs

  • Recruter en très peu de temps des profils compétents et les assigner à des sites clients
  • Pouvoir suivre leurs candidats pendant leurs missions en clientèle
  • Intégrer la gestion des données en conformité avec le RGPD

Solution

  • La mise en place d’un parcours mobilité-candidat via Hello Talent qui permet de suivre l’évolution des candidats devenus collaborateurs dans l’entreprise. Un vivier est créé par étape du candidat dans le recrutement. Avant et après.
  • Recueil de consentements, gestion des données personnelles grâce à Hello Talent

Résultats

  • Remise à plat de toutes les bonnes pratiques
  • Un meilleur suivi des collaborateurs
  • Plus de collaboration entre les recruteurs
  • Gain de temps et journées plus sereines

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Quelques chiffres

600 collaborateurs
200 clients
20 métiers
5 recruteurs

Leur histoire

Bénéficiant d’une couverture nationale, Facilitess offre des services généraux de support aux entreprises et collectivités. Fondée en 2002, cette filiale du groupe Armonia propose une grande variété de services qui font appel à une quinzaine de métiers différents : agent courrier, agent petit entretien technique, gestionnaire de salles de réunion, reprographe, assistant(e) services généraux, régisseur audiovisuel, etc.

Des profils et des compétences variés que Facilitess doit accommoder rapidement aux besoins des 200 sites clients.  Au sein de Facilitess 5 recruteurs utilisent depuis mai 2018 Hello Talent. Un changement bienvenu qui a permis à l’équipe de mettre au point un système ingénieux de gestion des candidatures : celui-ci retrace l’évolution des candidats depuis le dépôt de leur CV et lettre de motivation jusqu’à leur embauche.

Le parcours d’un CV, le parcours d’un collaborateur

Du bon sens dont rêvait Betsy Beck, responsable recrutement chez Facilitess. « Hello Talent a été pour nous une véritable révolution ». « Lorsque je suis arrivée dans l’entreprise il y a un an et demi nous utilisions un modèle très classique de multi-diffuseur ATS qui n’était pas du tout en cohérence avec nos besoins ». La recruteuse ambitionne quant à elle de « casser les codes » et troquer l’ATS pour un outil qui permette non pas de gérer les candidatures, mais les candidats.

Dans la pratique, tout part du CV. D’abord qualifié via la boîte email des recruteurs, le CV jugé pertinent est intégré en présélection dans un vivier sur Hello Talent. Débute alors tout un parcours candidat-collaborateur, dont les viviers marquent les étapes d’évolution. Après entretien téléphonique, entretien RH et entretien manager, si le candidat est sélectionné, son profil est transféré dans le vivier métier concerné et suite à la validation après l’entretien physique, le profil est transféré dans le vivier des collaborateurs.

Développer le sentiment d’appartenance des collaborateurs

Un processus qui permet à la fois de développer le sentiment d’appartenance du collaborateur à Facilitess et de réduire l’insatisfaction des clients. « Nos collaborateurs sont détachés de Facilitess, même si nous les recevons en entretien régulièrement, ils sont souvent livrés à eux-mêmes chez le client. Nous voulons réduire cette distance avec des points téléphoniques. Grâce à l’agilité d’Hello Talent l’option « événement » nous permet de nous mettre des rappels, qui arrivent directement sur notre boite email afin de suivre plusieurs événements qui sont régis par un calendrier tels que l’intégration, la fin de leur contrat en CDD, la mobilité, le suivi de la cooptation. », ajoute Betsy Beck.

En effet, sur un marché où les profils sont très volatiles, où beaucoup d’autres prestataires se disputent les contrats, l’intégration des collaborateurs dans une démarche d’accompagnement pérenne est clairement une valeur ajoutée pour la recruteuse. « Nous étions un service de recrutement, nous sommes devenus un service de développement RH », conclut-elle.

D’autres développements sont à attendre pour 2019, qui viendraient compléter le chantier considérable entrepris par l’équipe en 2018 : ajouter au parcours candidat, le parcours mobilité des salariés dans l’entreprise. Mais pour l’instant, l’heure est surtout à l’approfondissement de l’outil déjà créé.

Le RGPD 

Si l’adoption de Hello Talent a permis à l’équipe de recruteurs de Betsy Beck de gagner en vitesse et en sérénité dans le traitement des candidatures, le portail de gestion des données relatives aux candidats de l’outil lui a également simplifié la gestion de leur consentement. Ainsi, si un candidat passe par une offre d’emploi publiée via Hello Talent, celui-ci accède à une plateforme qui lui permet de donner son consentement à l’utilisation de ses données personnelles, puis de le retirer à sa guise, en se connectant de nouveau au site. « L’outil nous permet de nous acquitter de nos obligations relatives au RGPD de manière simple et responsable », selon la recruteuse.