Après de nombreux échanges avec nos utilisateurs, nous nous sommes rendu compte qu’il devenait nécessaire de réaliser un petit récap sur le RGPD, cette douce musique qui débarque sur nos radios au printemps prochain…

C’est dans ce cadre que nous avons réalisé une interview avec Tommy JARNAC, chef de produit Hello Talent, qui a beaucoup planché sur le sujet ces derniers mois.

Voici donc les 4 questions que tout le monde se pose sur le RGPD ! (Pour encore plus de détails, téléchargez notre ebook sur le RGPD et les recruteurs ici !)

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD est le Règlement Général sur la Protection des Données. Il sera applicable dès le 25 mai prochain. C’est une loi qui s’applique à la fois aux entreprises situés en l’UE et aux données de tous les ressortissants européens, qu’elles soient traitées par une entreprise européenne ou localisée en dehors de l’UE.  .

Ainsi, une entreprise non européenne qui traite les données de personnes européennes devra également se conformer à cette législation. Cet aspect n’est pourtant pas toujours clair. En effet, certains fournisseurs non européens clament qu’ils ne seront pas impactés par le RGPD alors que c’est faux. C’est pourquoi beaucoup ne se préoccupent pas de ces changements. Sauf qu’en cas d’audit et de non-conformité, ils risquent une amende pouvant aller jusqu’à 4% du Chiffre d’Affaires annuel ou 20 millions d’euros. Des pénalités assez fortes, on est d’accord…

Mais chers utilisateurs, rassurez-vous. Hello Talent est européen et nous construisons notre solution chaque jour avec le RGPD en tête. 😊

En quoi les recruteurs sont-ils concernés ?

En tant que recruteur, on traite forcément des données personnelles. Par données personnelles, on entend toute donnée qui permet directement ou indirectement d’identifier  une personne. Je m’explique. En connaissant l’email, le numéro de téléphone, le CV, les liens vers les réseaux sociaux d’un individu, je peux remonter jusqu’à son identité. On ne parle donc pas ici des données de types ‘commentaires avec les collègues’, etc. Attention à ne pas confondre.

Ainsi, ces données devront tout d’abord être communiquées aux personnes concernées. Celles-ci ont alors des droits tels que : le droit à l’oubli, le droit à la modification etc.

Attention, les informations présentent sur un profil LinkedIn par exemple ne peuvent pas être considérées comme publiques. Ce sont bel et bien des données personnelles et les recruteurs ont besoin du consentement de la personne pour les extraire et conserver.

Le RGPD considère que ce n’est pas parce qu’on met des informations sur LinkedIn que l’on donne son consentement à toute la terre pour les utiliser. Ou en tout cas, plus maintenant.

L’esprit du RGPD, c’est d’encadrer l’utilisation de ces données personnelles.

Comment être en conformité avec le RGPD ?

La base légale sur laquelle opèrent les recruteurs peut se baser, entre autres, est sur l’intérêt légitime ou sur le consentement explicite.

Expliquons :

Le consentement : c’est la permission à la fois spécifique, explicite, claire et librement donnée des personnes pour lesquelles l’entreprise veut traiter des données personnelles.

L’intérêt légitime : c’est une justification de l’entreprise sur le besoin de traiter des données personnelles sans le consentement. Ainsi, si elle peut prouver que  les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux des individus ne prévalent sur l’intérêt légitime, elle pourrait alors se passer du consentement.

Il faudra donc que chaque entreprise obtienne le consentement de chaque personne pour laquelle elle souhaite traiter les données ou bien, si cela est possible et justifiable, invoquer éventuellement l’intérêt légitime.

Enfin, comme toutes les personnes concernées disposent grâce au RGPD au droit à l’oubli, modification, etc., il faudra que chaque entreprise rende possible la consultation, la modification et la suppression des données par ces personnes au travers de différentes interfaces.

Comment Hello Talent va être impacté ?

On va mettre à disposition de nos utilisateurs un processus flexible, afin que chacun définisse ses propres exigences. Nous n’obligerons à rien. On mettra juste à disposition de nouvelles fonctionnalités, telles que :

  • La gestion du consentement:

Une demande de consentement sera préfigurée dans Hello Talent. L’email pourra ainsi être envoyé automatiquement, avec des critères définis par l’utilisateur.

  • L’accès aux données de la personne concernée via le profil :

C’est la mise à disposition des données aux personnes concernées, via un « portail candidat ». Chaque personne qui aura un profil dans Hello Talent, aura ses informations stockées sur une page. Chaque utilisateur pourra, si la base légale retenue est le consentement, utiliser cette fonctionnalité pour suivre le consentement des candidats. Ceux-ci auront alors accès à une « page candidat » où leurs données personnelles seront présentes. Ils  pourront les modifier ou les mettre à jour par exemple. L’option « non je ne donne pas mon consentement » sera possible pour le candidat. En effet, d’après le RGPD, la personne concernée dispose, entre autres, d’un droit d’accès et de rectification de ses données.

C’est un droit réservé aux candidats que les recruteurs doivent permettre. Hello Talent permettra de le faire simplement.

  • La sécurité des données :

En cas d’incident de sécurité susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés de la personne physique, le RGPD exige de communiquer l’information aux propriétaires des données dans les meilleurs délais. Sans outil, cela peut se révéler être assez complexe. C’est pourquoi Hello Talent mettra à la disposition de ses utilisateurs la possibilité de configurer des emails automatiques en cas d’incident.

Le mot de la fin ?

Nous travaillons depuis plusieurs mois pour que nos utilisateurs puissent être en conformité avec cette loi grâce à Hello Talent.

Si vous avez des questions concernant la gestion du RGPD et Hello Talent, nous sommes à votre disposition pour y répondre ! 

Essayez dès maintenant Hello Talent, où renseignez-vous sur ses différentes fonctionnalités ici.

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